Электронно или на бумаге?
Каждый месяц, когда работник получает зарплату, работодатель обязан предоставить ему подробную информацию о том, как она была рассчитана. Это включает в себя: составные части зарплаты: сколько начислено за отработанное время, премии, надбавки и т.д.; дополнительные выплаты: компенсации, если зарплата была выплачена с задержкой, или другие положенные суммы; удержания: какие суммы были вычтены из зарплаты и по каким причинам (налоги, алименты и т.п.); итоговая сумма к выплате: сколько денег работник получит на руки. Вся эта информация содержится в расчетном листке. Его достаточно выдавать один раз в месяц, вместе с зарплатой за прошедший месяц. Форма расчетного листка определяется самим работодателем, но при этом нужно учесть мнение представителей работников. Можно ли отправлять расчетные листки по электронной почте? Да, но только при соблюдении определенных условий. Если в вашей организации официально внедрен электронный документооборот, то расчетные листки можно отправлять в электронном виде. Это означает, что вы используете специальные информационные системы, которые позволяют: подписывать электронные документы; хранить их; фиксировать факт получения документов работниками. Такими системами могут быть, например, Единая цифровая платформа «Работа в России» или собственная информационная система работодателя. Если электронный документооборот не применяется, расчетные листки должны выдаваться в бумажном виде. Как хранить электронные расчетные листки? При использовании электронного документооборота нет необходимости дублировать документы на бумаге. Работодатель обязан обеспечить сохранность электронных расчетных листков в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. По общему правилу, это 6 лет. Это касается как хранения в собственной системе работодателя, так и на цифровых платформах. Денис Фролов, руководитель Государственной инспекции труда в Республике Мордовия